Para várias coisas na vida, costumamos “dar a nossa palavra” como forma de compromisso, e esperamos que isso seja respeitado – como realmente deve ser.
Contudo, em situações mais formais, documentos que comprovem esse compromisso – seu e da outra parte – são indispensáveis, especialmente para evitar frustrações, noites sem dormir e processos judiciais.
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Quer entender melhor como isso funciona? Continue a leitura e conheça três situações em que apenas a palavra não é o suficiente.
Com funcionários
Provavelmente é a situação mais delicada da lista, já que, no Direito do Trabalho, a empresa tem a obrigação de comprovar – especialmente com documentos – que cumpre com todos os direitos de seus funcionários.
Além disso, uma relação de emprego não pode sequer começar sem alguns documentos básicos, como a assinatura da carteira de trabalho e o contrato de admissão.
Outros documentos indispensáveis são:
- Cartões de ponto, para comprovar a jornada de trabalho do funcionário, inclusive quanto este faltar ou receber folga;
- Advertências ou suspensões por escrito, quando acontecer alguma situação em que a aplicação é necessária;
- Ficha de EPI, para confirmar que o funcionário recebe seus equipamentos de proteção, bem como a troca deles;
- Entre outros.
A falta de algum desses documentos pode, literalmente, significar uma condenação em um processo trabalhista. E se já é complicado arcar com as despesas de um processo, imagine pagar valores por algo que a empresa fez, mas não tinha como comprovar?
Com fornecedores
Os dois principais documentos para uma boa relação com fornecedores são:
- Contrato comercial ou de prestação de serviços, especificando com detalhes o que foi contratado, como, para quando e por qual valor; e
- Recibo de entrega com checklist.
O contrato pode te ajudar na hora de uma devolução de valores por produtos não entregues, por exemplo. Já o recibo, confirma o que foi entregue, e o checklist – que precisa ser feito na hora do recebimento – garante que tudo foi entregue conforme contratado.
Com clientes
Independentemente do produto ou serviço que você venda, tenha algum documento que comprove o estado em que a coisa foi entregue ou quais as condições de contratação.
Um ótimo exemplo que já presenciei foi de uma confeiteira que passou a enviar para os clientes um pequeno formulário, pedindo que eles explicassem como e quando eles queriam o bolo encomendado.
Ela tomou essa atitude após fechar uma encomenda por telefone e, na hora da entrega, a cliente se recusar a pagar, pois a decoração supostamente não estava como ela havia imaginado.
Delicado, não?
Sendo assim…
Pense que um pouco de burocracia pode evitar inúmeros problemas no dia a dia da sua empresa, incluindo calotes ou processos judiciais.
A sua saúde – financeira e mental – agradece!
Bom trabalho e até semana que vem!
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