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“O que o Tomorrowland nos ensina sobre organização de eventos?”, por Rebeka Assis

Que empreender não é fácil, todo mundo sabe. Porém, uma das lições mais práticas que a vida de empreendedor pode trazer é o desafio de lidar com problemas durante a realização de um evento que a sua empresa organizou. Como fazer isso sem perder o respeito do cliente?

Escrevo este texto de Indaiatuba, cidade próxima a Itu-SP. Viajei para cá para ir ao Tomorrowland, festival internacional de música eletrônica que retornou ao Brasil este ano.

Mas nem tudo são flores e meu feriado prolongado contou com uma surpresa desagradável. Recebi a notícia de que o evento – agendado para os dias 12, 13 e 14 de outubro – teve a programação do segundo dia cancelada, devido ao temporal do dia anterior e os inúmeros problemas enfrentados pelos visitantes do festival (que, aparentemente, não foram previstos).

E como ninguém está livre de imprevistos na organização de eventos – sendo essa a atividade da sua empresa ou não –, nada como aproveitar a “inspiração” do momento e bater um papo com você sobre como lidar com esse tipo de situação.

Continue a leitura e vem comigo!

Planejamento de crise na organização de evento é tudo

Você precisa analisar com bastante cuidado as vantagens e os problemas que o seu cliente pode ter no seu evento.

No Brasil, tivemos vários exemplos de problemas recentemente, como o The Town. Mas se engana quem pensa que só eventos maiores podem sofrer com transtornos. Por exemplo: se a sua empresa trabalha com a assessoria de festas de casamento, é indispensável prever possíveis situações delicadas por meio de um contrato de prestação de serviços, como:

  • o atraso de um fornecedor;
  • a falta de objetos importantes; e
  • alterações climáticas que possam impactar a qualidade vendida ao seu cliente.

Prever situações de crise ajuda a evitar problemas e te deixar mais preparado para solucioná-los

O que fazer (e o que não fazer) na organização de eventos?

Imagine que você tem uma empresa de eventos e decidiu realizar um festival de Natal na sua cidade. O que você deve fazer antes de iniciar as vendas de ingressos? Vou usar esse exemplo para passar algumas dicas que podem servir para o seu negócio. Veja a seguir!

  • Planejamento e logística

Festivais vendem experiências e não é possível viver bons momentos se a logística do evento não considerar, logo de cara, o cálculo de pessoas esperadas. Isso vale para definir tudo, desde a quantidade de barracas de alimentos até o abastecimento de papel higiênico para os banheiros.

  • Expectativas atendidas

Realizar um festival gratuito não é desculpa para uma experiência ruim, mas é óbvio que, quanto maior o valor, maior a expectativa de qualidade dos participantes. Logo, a quantia cobrada deve ser proporcional a tudo o que a sua festa pode oferecer. Apesar de parecer um ato subjetivo, se colocar no lugar do cliente é importante para entregar resultados melhores e analisar se o preço da entrada é competitivo e coerente com o nível do evento. Para você, é ok pagar R$ 500 e perder atrações porque a fila do banheiro demora 2 horas? Vale a reflexão (e sem querer tirar vantagem, tudo bem?).

  • Questões imprevisíveis

O exemplo perfeito é a previsão do tempo. Eventos podem precisar de semanas ou até anos para serem 100% desenvolvidos. Por isso, nem sempre é possível mudar a data porque o clima virou em uma semana. Por outro lado, a empresa pode verificar quais as condições climáticas comuns daquela cidade na data escolhida, o que ajuda a pensar em soluções que reduzam, ao menos, as consequências de fortes chuvas e melhorem dentro do possível a experiência do cliente.

  • Esteja presente no “pós”

Ok, a sua empresa planejou, executou e previu 90% dos problemas que poderiam ocorrer no seu festival de Natal. Ainda assim, problemas na energia elétrica inviabilizam o uso de atrações muito esperadas pelo público, que comprou os ingressos principalmente para participar desses momentos. O que fazer?

Você pode trabalhar com “vantagens” em forma de agradecimento pela compreensão dos presentes, como a garantia de mais uma data para todos usufruírem das atrações esperadas, ou reembolsar, de forma parcial ou total, o valor das entradas vendidas.

Como comentei, eventos vendem experiências. Logo, apenas os eventos que terminarem com um “saldo positivo” – o que inclui evitar ou reduzir as consequências de transtornos – garantem uma próxima edição, com pessoas dispostas a comprarem ingressos, divulgarem e comparecerem.  

Por isso, não pense que é inteligente organizar uma festa apenas para ganhar dinheiro, sem considerar a qualidade do momento para os participantes. O risco de prejuízos é imenso, como a derrubada da reputação de sua empresa, com o “boca a boca”, e até a hipótese de enfrentar processos judiciais, na área de direito do consumidor.

Em resumo, conte com especialistas, trabalhe com dedicação e ouça a tia aqui: não faça eventos de qualquer jeito, ok? Os danos podem ser irreversíveis.

Bom trabalho e até semana que vem!

E aí, você tem alguma dúvida que gostaria de ver respondida aqui na coluna?

Envie uma mensagem no meu Instagram ou um e-mail para [email protected], e eu terei todo o prazer em responder.

Aproveite e conheça meu trabalho em www.rebekaassis.com.br.

(Este texto não reflete, necessariamente, a opinião do HojeDiario.com)